Etiska riktlinjer
Utgivningsdatum: 2021-10-18 Senast reviderade: 2022-03-15
Introduktion och omfattning
Detta är ett styrdokument som ger en översikt över de etiska riktlinjer som gäller för anställda inom Rental Group. Här definieras ett antal principer för hur vi ska arbeta i enlighet med våra etiska riktlinjer.
Rental Groups etiska riktlinjer gäller Rental Groups styrelseledamöter, anställda samt inhyrd personal. Vi förväntar oss och ska säkerställa att våra samarbetspartner också bedriver sina verksamheter på ett sätt som är förenligt med våra etiska riktlinjer.
Våra värderingar
Våra värderingar ska fungera som vägvisare för medarbetarna inom Rental Group och guida oss i vårt arbete och i våra interaktioner, internt såväl som externt. Vi ska alla bidra till att skapa ett hållbart företag och ett hållbart samhälle.
TRUST
Vi bygger förtroende genom att agera professionellt och med integritet och respekt.
Hur:
Vi håller avtal och uppfyller de förväntningar som ställs på oss
Vi har en öppen och ärlig dialog
Vi samarbetar och strävar efter att hitta bra lösningar
KNOWLEDGE
Vi är ledande inom vårt yrkesområde och erbjuder våra kunder de bästa lösningarna.
Hur:
Vi arbetar kunskapsbaserat och systematiskt
Vi investerar i utveckling och kompetens
Vi delar med oss av vår kunskap och erfarenhet
INNOVATION
Vi strävar efter att utveckla innovativa och hållbara lösningar för våra kunder.
Hur:
Vi söker gröna och hållbara lösningar
Vi arbetar aktivt med användning av ny teknik
Vi effektiviserar arbetsprocesser i alla våra företag
Vårt gemensamma ansvar
Alla som arbetar för eller representerar Rental Group ska utföra sitt arbete enligt överenskommelse och alltid agera i linje med våra värderingar. I praktiken innebär detta att vi:
- alltid säkerställer att vi följer gällande lagstiftning och föreskrifter och agerar i enlighet med våra värderingar och riktlinjer.
- rådfrågar en kollega eller chef om vi är tveksamma om vad som är rätt eller fel.
- arbetar aktivt mot korruption och övar oss på att hitta lösningar på etiska dilemman.
- är medvetna om att vi alltid är ambassadörer för Rental Group, på arbetet såväl som på fritiden.
Chefsansvar
Våra chefer måste ta ett särskilt ansvar för att se till att allt vi gör är i linje med våra värderingar och dessa riktlinjer. I praktiken innebär detta att våra chefer ska:
- vara förebilder genom att följa våra värderingar och etiska riktlinjer, genom sitt agerande och beteende.
- arbeta aktivt för att skapa en god arbetsmiljö som präglas av en öppenhetskultur där alla delar med sig av kunskap, kommer till tals och ställer frågor.
- säkerställa att alla anställda har adekvat utbildning inom antikorruptionsarbete och följer våra värderingar och etiska riktlinjer.
- säkerställa att vi alltid följer och agerar i enlighet med koncernens styrdokument, etiska riktlinjer och tillämpliga lagar och förordningar.
Brott mot uppförandekoden
Om du misstänker att det föreligger klandervärda förhållanden, brott mot Rental Groups etiska riktlinjer eller annat olagligt beteende på din arbetsplats ska du anmäla detta. Inga repressalier av något slag får förekomma mot en anställd som i god tro har rapporterat ett eventuellt missförhållande inom Rental Group. Detta gäller även om det senare framkommer att det inte handlade om någon klandervärd situation. Orosmoment kan rapporteras in till närmaste chef. Du kan även kontakta HR-avdelningen som är en del av Rental Groups visselblåsningsfunktion. Information om visselblåsning finns i HMS-handboken.
Arbetsmiljö
Inom Rental Group ska vi alltid visa respekt för och lita på varandra. Vi ska sträva efter att ha en god och öppen dialog, både internt och med våra kunder och partner. Alla medarbetare i Rental Group ska behandla andra med respekt och aktivt arbeta mot alla former av diskriminering. Vi har absolut nolltolerans mot mobbning, trakasserier och exkluderande beteende. Rental Group ska vara ett föredöme när det gäller att inkludera lärlingar och grupper som tidigare varit underrepresenterade inom bygg- och anläggningsbranschen. Vi ska verka för jämställdhet oavsett kön, ras, religion, funktionsförmåga eller läggning och ska bidra till jämställdhet på alla nivåer i vår verksamhet.
Säkerhet
Alla medarbetare på Rental Group ska komma hem välbehållna efter en arbetsdag. Medarbetarnas säkerhet är vår högsta prioritet, och ingen ska behöva utföra arbetsmoment där man utsätter sig själv eller andra för fara. Vi har en företagskultur där varje enskild medarbetare själv bidrar till att skapa en trygg och bra arbetsplats – för sig själv och för sin omgivning. Vi planerar och genomför aktiviteter på ett sätt som förebygger skador och arbetar systematiskt med riskhantering. Om det finns risk för skada p.g.a. faktorer som ligger utanför vår kontroll ska vi se till att skydda våra anställda efter bästa förmåga. Våra säkerhetsrutiner definieras i HMS-handboken.
Anställningsvillkor och lön
Inom Rental Group arbetar vi för att bekämpa alla former av människohandel, tvångsarbete och barnarbete. Vi ska inte använda leverantörer, underleverantörer eller arbetskraft som är eller kan vara förknippade med detta.
Vi på Rental Group ska följa alla tillämpliga lagar och regler som rör arbetsmiljön, inklusive anställningsvillkor och arbetstider.
Kontinuerlig förbättring
Vi ska varje dag sträva efter tillväxt, utveckling och förbättring i linje med våra värderingar. Alla anställda ska följa HMS-manualen i Simployer, rapportera avvikelser i QM+ och göra förbättringar. Vi delar vår kunskap med våra kollegor och genom att förbättra våra system och rutiner bygger vi som företag en gemensam kompetens.
Skydd av personuppgifter och tystnadsplikt
Alla personuppgifter ska behandlas på ett sådant sätt att uppgifterna skyddas. Rental Group värnar om integriteten för de anställda och alla som kommer i kontakt med verksamheten. Personuppgifter ska behandlas och lagras i enlighet med gällande lagstiftning.
Alkohol, narkotika och köp av sexuella tjänster
Total nykterhet (0 promille) och ingen drogpåverkan gäller under arbetstid.
Köp av sexuella tjänster accepteras inte under uppdrag för eller tjänsteresor knutna till Rental Group.
Antikorruption
Vi har nolltolerans mot alla former av korruption, och korruption ska motarbetas i alla sammanhang. Vi ska inte ge eller ta emot mutor eller andra otillbörliga fördelar, varken direkta eller indirekta, i affärsmässigt eller privat syfte.
Jäv och intressekonflikter
En anställd får inte delta i ekonomisk eller affärsmässig verksamhet där en intressekonflikt kan uppstå mellan företagets intressen och hans eller hennes personliga, eller närstående tredje parts, intressen. Om en anställd hamnar i en situation där det är oklart om jäv föreligger ska närmaste chef kontaktas
Rapportering av finansiell och icke-finansiell information
Bolagets redovisning och rapportering av finansiell och icke-finansiell information är korrekt, fullständig och objektiv. Detta är nödvändigt för att vi ska kunna följa tillämplig lagstiftning och gällande förordningar. Vi är öppna, transparenta och noggranna i allt vi företar oss.
Skatteflykt och penningtvätt
Skatteflykt är den olagliga praxis genom vilken en person eller ett företag undviker att betala en skatteskuld. Rental Group accepterar inte att personer eller företag som arbetar för oss eller för vår räkning underlättar skatteflykt. Var uppmärksam på ovanliga betalningar, fakturor, banktransaktioner eller leverantörer med avvikande skattehantering. Vi deltar inte i någon form av penningtvätt och övervakar våra finansiella transaktioner, så att de inte heller används för detta ändamål.
Nationell och internationell handel
Rental Group, och i synnerhet Rental Group Trading, genomför transaktioner både nationellt och internationellt. Vi är skyldiga att följa nationella och internationella riktlinjer som reglerar vilka länder man kan göra affärer med. Listan över länder mot vilka sanktioner har införts finns på följande webbplatser, och det är din skyldighet att bekanta dig med och följa dessa riktlinjer, både från norska regeringen och internationellt.
Norska regeringen: Sanksjoner og tiltak – regjeringen.no
EU: EU Sanctions Map
Rental Group måste dessutom föra register över sina kunder, i syfte att kunna spåra transaktionshistoriken.
Utrustning och tillgångar
Rental Groups tillgångar ställs till ditt förfogande, så att du ska kunna utföra dina arbetsuppgifter på ett bra och effektivt sätt. Vi måste skydda dessa tillgångar mot förlust, stöld och missbruk. Med tillgångar menas fastigheter, maskiner, utrustning, datorer, programvara, information samt immateriella och finansiella tillgångar.
Datasystem
Anställda måste följa de interna riktlinjerna för IT-säkerhet för att undvika att utsätta Rental Group för virus, cyberattacker och annan kriminalitet.
Gåvor, representation och utgifter
Affärsrelationerna med våra samarbetspartner kan stärkas och utvecklas genom legitima relationer och sociala sammankomster. Samtidigt kan givande eller mottagande av gåvor samt representation under vissa omständigheter betraktas som korruption. Om man får erbjudanden om gåvor, representationsevenemang, ersättning för utgifter eller förmåner som kan påverka eller tyckas påverka beslut ska detta inte accepteras. Under kontraktsförhandlingar, anbudsförfaranden eller tilldelningsprocesser ska detta undvikas helt. Resekostnader för egen personal bekostas/täcks av det egna företaget. Särskild försiktighet måste iakttas när affären involverar personal inom offentlig sektor.
Klimat och miljö
Som anställd i Rental Group ska du göra ditt yttersta, inom ramen för företagets verksamhet, för att minska vårt eget miljöavtryck. Det innebär att vi ska sträva efter att minska direkta och indirekta skadliga effekter, inklusive utsläpp av växthusgaser, som sker till följd av vår verksamhet. Vi ska även bidra till att utveckla innovativa och nytänkande lösningar som gör att vi kan bidra positivt till miljön.
Kommunikation
Vi kommunicerar öppet, korrekt och på ett rättframt sätt med våra intressenter och medarbetare. Vi svarar på externa förfrågningar utifrån fakta, samtidigt som vi iakttar tystnadsplikt. Detta är avgörande för vår integritet och förmåga att skapa värde. Kommunikation som sker i Rental Groups namn måste vara konsekvent, och endast behöriga personer får uttala sig i media. Vid privat användning av sociala medier ska medarbetarna respektera tystnadsplikten, och det är den enskildes ansvar att se till att användningen av sociala medier sker på ett sätt som inte skadar Rental Groups anseende eller intressen.